管理是一門藝術

管理 (Management),就字面上的意思來看,是管理者和他人及透過他人有效率且有效能地完成活動的程序,是管理者為達成組織目標所從事一連串「管事理人」的工作。

我們可以從許多管理相關的書籍或大專院校的系所中學習到管理的理論,但是,那只是從事管理者的基礎。管理之所以困難,並不是它有著很深奧的學理,而是它是一門集科學與藝術的學問,沒有所謂的標準答案。

以哲學的角度來看,管理學就是「讓人們做事的藝術」— by Mary Follett

新手主管 由淺入深

本次內訓的企業為發展迅速的新創資訊產業,參與的對象皆為新上任的年輕主管,他們大部分都是工程技術背景,對於管理的基礎學理及主管的角色與職責還不是那麼地清楚;因此,本次的課程就先從《管理的基本概念》說起,讓學員瞭解管理的理論及主管需具備的技能;接著說明《經營管理怎麼做》及《新手主管的角色與責任》,其中不時地穿插角色扮演的案例練習,讓學員深刻體會執行者與管理者的不同處及基層主管的職責;最後說明《策略管理工具的說明與應用》,讓學員意識到原來當主管不僅要負責管理當下的人、事、物,更要放眼未來、掌握產業的脈動。

理論是一切的根本

前面提到管理沒有所謂的標準答案,因此常常都是需要靠「經驗法則」,但是如果這樣就認為不需要學習管理理論,那就錯了;唯有把管理理論作為基礎,再加上不斷地思考、思考、再思考,才能把管理發揮得淋漓盡致。

# 管理的功能:

利用[規劃 (Planning) 》組織 (Organizing) 》領導 (Leading) 》控制 (Controlling)]循環,達成組織既定的目標。

# 管理者的技能:

1.專業技術能力:管理者對其工作產業領域所具備之專業知識與能力。

2.人際能力:與人相處、跨部門溝通與協調的能力。

3.概念化能力:資料搜集、產業分析與決策的能力。

管人先管心

當上了主管後,要管理的不只是整個組織或團隊的運作,有時候,還必須關心下屬的「心事」。俗話說,一樣米飼百樣人,每位下屬都來自不同的成長背景、有著不同的性格,假設今天下屬—志明上班時被他的交往10年的女朋友—春嬌分手,那志明上班時的心情肯定會被影響、不開心、甚至鬧自殺》員工無法認真工作》影響其他團隊成員的心情》團隊工作難以達成》影響團隊績效。

管理已經是一個專業,但我們並不樂見因為專業而成為冷酷無情的殺人工具。 (西諺—魔鬼頭腦·天使心腸)

# 新手主管的過去與現在:

1.管理的人數變多:從獨自一人,變成需要帶人的管理者。

2.管理的責任加重:不僅要「呈上」—向上管理,還必須「啟下」—管理並啟發下屬。

3.管理的知識變廣:過去僅需具備專業知識就好,現在不僅要比員工更熟悉流程細節,更要全面了解公司內、外部相關訊息。

為了讓學員加深印象並在日後可應用於工作上,課程中老師運用許多情境模擬的案例,並將學員分成四組,除了讓學員學習如何分配任務、發號司令、達成共識之外,更讓學員學習換位思考,扮演個案的主角,揣摩下屬在某種情況下,會有怎樣的想法。

大家練習的明明都是同樣的案例,但每組上台報告的結論,都有著不同的見解及作法,可見管理會因為主管本身的經歷、背景及性格等,而有所不同。因此,在這個快速變遷的時代,管理更要隨機應變、因地制宜。

# 4R 管理法:

1.要求 (Request):對於部屬的要求與期望,你要怎麼告訴他們?

2.評估 (Reappraise):針對部屬工作表現的評估標準,以及你要如何與他們討論這件事?

3.回報 (Return):你如何回報達成目標的部屬,是要採用加薪、獎金或升職呢?

4.尊重 (Respect):你如何贏得部屬的尊重與信任,而且始終如一。

學員課後心得節錄

# 管理就是經驗法則,從你的直屬主管身上學,並以實務驗證。

# 員工是公司的最大資產,管理就是把對的人放在對的位置。

# 管理工具沒有用的原因是因為你沒有去思考,對事情沒有任何想法,這是平常就要自我訓練、平常就要想這些事。

# 沒有一種管理方式可以適用於所有人,不要成為自己討厭的那種主管。

# 當上了主管後,不再是一個人,也因此更要彰顯團隊的價值,帶著成員一起併進,凝聚向心力。

# 當上主管後,從以前就很親力親為的我,今天最大的收穫就是學到「要給員工表現的機會」。

# 今天大家明明就是上一樣的內容,但是大家的想法都不一樣;管理也是如此,一個變數不一樣,整個結果就不同—必須靠經驗法則和不斷溝通。

課程資訊:PM Tone 產品通

責任編輯:Eve Wu

圖片來源:PM Tone 產品通

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