【PM讀書會】0加班的高效專案管理術

本書的目的即是透過作者的經驗,傳達給讀者如何能在最快最短的時間內,達成目標的專案管理工作術。

本書作者在擔任軟體銀行社長室室長時,多次受命執行孫正義社長發起的「強人所難」專案(如:「設立日本那斯達克證券交易所」、「日本債券信用銀行(現名青空銀行)收購案」、「Yahoo! BB事業」)等工作,因而編纂出一套「用最快最短的速度,達成目標的超實用專案管理術」。不論是新手還是資深PM都能從本書當中獲取經驗進而馬上應用,讓「團隊工作」變得爆炸性快速!

專案管理對商務人士的重要性

「專案型工作」增加的四項商業趨勢:

  • 數位化
  • 全球化
  • 客製化
  • 高速化
Photo By Gary Hsia

即使是AI和RPA(Robotic Process Automation)普及,「專案型工作」也不會減少。

專案經理的「難處」

過去的企業組織幾乎都是「垂直溝通」。因為多數的工作都是單一部門完成,員工只要遵照金字塔組織的上下關係做決定即可。但是,「專案型工作」需要的是不被上下關係或職稱束縛,能夠和其他部門或公司外部相關利害關係人「水平溝通」的人才。

不過,相信大多數的PM都明白,比起以往的「垂直溝通」,「水平溝通」的困難度明顯高出很多。主要原因還是在於專案經理並沒有實際的人事權,因此,很難調度指揮組織資源以及專案成員的績效考核。專案失敗的風險也因此增加許多。

專案管理的實用秘訣-起始階段

  • 決定專案經理。
  • 專案經理不等同專案負責人,最後背負所有相關責任的人是專案擁有者。
  • 掌握專案利害關係人。
  • 撰寫專案章程(Project charter),並取得專案擁有者的同意。
  • 召開專案啟動(Kick-off)會議。
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專案管理的實用秘訣-規劃階段

  • 拆解任務製作WBS。
  • 定義各項任務的產出及負責人。
  • 調查任務間的依存關係,將不必要的依存關係切斷(要徑法)。
  • 製作專案管理表(誰、在什麼時間、該做甚麼事),建議與任務負責人先協調截止時間。
  • 設定每周一次的定期會議。
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專案管理的實用秘訣-執行與結案階段

  • 每周定期會議要確認每位成員的產出是否有差異,如果有延遲的現象要研擬更正策略並確認下一周每項任務的產出。
  • 運用工具讓會議更有效率。
  • 將成果提交給專案擁有者來考核。
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結語

在AI時代中,所有商務人士都應該學會「專案管理術」!因此,無論AI多麼發達,只要擁有成功完成專案的能力,您將是各個公司極力需要的人才之一。

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本文作者:PM大叔

資料來源:本內容摘錄於《0加班的高效專案管理術》前四篇

主圖來源:Image by Gerd Altmann from Pixabay

內文圖片:作者整理

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Gary Hsia (夏松明)

Gary Hsia (夏松明)

夏松明(PM大叔):產品管理專家,企業數位轉型輔導顧問,FB「產品經理菁英會」社團創辦人,PM Tone | 產品通 產品經理知識社群網站 站長,目前從事顧問諮詢及培訓講師一職,主要以企業培訓及輔導企業產品開發、經營管理及業務行銷等顧問講師工作。 同時擁有「PMP國際專案管理師證照」、「WBSA高階策劃師認證」及「NPDP新產品開發專業證照」,也受邀至企業內部、大專院校授課並擔任公開班講師,是業界少數具備「經營管理」、「新產品開發」與「品牌行銷」等專業領域的資深顧問。

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