相信許多上班族最大的噩夢就是『加班』,從老板的角度來看,似乎『加班』意味者該員工的「工作效率」不佳,但從員工的角度來看,有可能是公司某個職位的特殊性,也有可能是該產業的生態,最怕的應該是碰到工作狂的老板。

真加班還是「瞎忙」

根據一項職場調查顯示,1,876位受訪上班族中,有51%受訪者發現身邊不乏「假加班」的同事。對於「假加班」的行為,43%受訪者表示「反感」;36%則表示「理解」;21%的人指「無所謂」,覺得已習慣。

該份調查指出,逾九成受訪者坦言平日會加班,當中有四成是「經常」加班。問及加班原因,有23%承認自己是在「假加班」。當中,11%的受訪者覺得上司同事還未走,不好意思提前離開;至於7%承認自己效率低,不得不加班;另外,有5%承認是為了爭取表現,沒事做裝忙而已。

依照上述的數據來看,其實多數人加班,有絕大部分是時間分配不佳(如:Important vs Urgent),或是不會擅用資源來解決問題(如:尋求資深前輩協助),以至於需要利用下班以後的時間來填補未完成的工作,還有一種人是因為外務、瑣事太多,上班時間容易被人呼來喚去(所謂的“瞎忙”),以至於沒法在既定時間內完成任務,因此只好利用下班時間來完成。更多人碰到此一情況,多半都是以『沒辦法』來回應。

所謂的「工作效率」,一般是指工作的投入與產出之比。產出大於投入,就是正效率,產出小於投入,就是負效率。提高工作效率的目標,就是要求正效率值不斷增大。

如何避免「瞎忙」,進而提升「工作效率」

日本圖解思考大師西村克己(Nishimura Katsumi)建議以ECRS思考改善步驟,進一步處理工作項目。ECRS是由Elimination(取消)、Combine(合併)、Replacement/Rearrangement(置換/重排)、Simplification(簡化)4步驟組成。茲說明如下:

1、Elimination(取消),對任何工作首先要問:為何要做?能否不做?可取消所有無附加價值的組織、工作流程、操作或動作,提高效能。

2、Combine(合併),如果不能取消,則考慮是否能與其它組織、工作流程、操作、動作以及其它資源進行整併。

3、Replacement/Rearrangement(置換/重排):依據需求,針對工作的順序進行分析,重新以有效率的方式組合排列。

4、Simplification(簡化):對組織結構、工作流程、操作和動作進行簡化,減少工作中的不規則性,盡量使作業動作形成規律性的行為。

舉例來說:某公司業績衰退,第一步所採取的便是裁撤多餘人力(E),其次則是因應人力調整所採取的組織、流程合併(C),再來如果成效依然不彰,是否應該撤換CEO/COO等高階主管(R),最後,若是無法更換經營團隊,就想辦法簡化現有工作流程,以微幅變動做為改善方案(S)。

其實,想要提高工作效率,也許不需要複雜的技巧,把自己的身體與心理調整到最佳狀態,就是一種簡單、有效的方法。

以下是《高速企業》(Fast Company)雜誌提供的6點建議:

1.一天從一杯水開始:晚上睡眠時,身體會流失水分,因此起床後的第一件事,便是幫自己的身體補充水分。
2.確認最優先處理的3件事,並排定這3件事的優先順序。
3.遵守50/10法則:每工作50分鐘,就讓自己休息10分鐘。適時的休息,才能保持高度專注力,提升效率。
4.每天養成運動習慣:運動不僅可以有益健康,還可舒緩壓力,轉換心情。如果可以的話,最好能在一大早的時候運動,那麼接下來一整天的時間,你會非常有精神與工作能量。
5.表達感謝:對別人表示感謝,能讓自己心情變得愉快。當你覺得壓力大時,不妨想想讓自己覺得感激的事情,也是很好的解壓藥方。
6.每天反思:每天晚上花10分鐘的時間,想想一整天經歷的事情,有哪些事情做得很好?哪些可以做得更好?

結語

筆者以為:一個人的工作能力如何,很大程度上是看其工作效率的高低。如果一個人長期處於低效率狀態,可以肯定其能力是低下的,或者是心理上和生理上出了問題。有這些困擾的朋友,不妨試試上述方法,讓自己早日擺脫加班噩夢,提升工作效率,做個快樂的上班族吧!

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圖片來源:Visualhunt

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